Quand vient le moment d’organiser une réunion on peut se trouver démuni si on n’a pas d’expérience dans ce domaine. C’est pour cela qu’il est nécessaire de disposer de quelques clés pour conduire une réunion efficace et des comportements à adopter pour cela.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une réunion inefficace ?
Tout d’abord, il faut savoir que toutes les réunions en entreprise représentent une corvée pour bon nombre des participants. Notamment à cause de leur fréquence et du temps qu’elles prennent dans l’agenda pour pas grand-chose au final. On ne compte plus le nombre de fois où on s’est retrouvé à parler d’un sujet durant des heures pour qu’à l’issue de la discussion un nouveau point soit fixé car les échanges n’ont pas abouti à un résultat satisfaisant.
Savoir mener une réunion est une compétence incontournable si on veut gagner en productivité pour toute l’équipe. Cependant, l’organisation est souvent mal faîte ou inexistante, ce qui handicap d’office le déroulement des choses. Dans ce type de points on peut noter les ordres du jour non définis ou non respectés, des discussions inutilement longues, le nombre trop importants de réunions au cours de la même journée ou de la même semaine…etc.
La tâche est difficile pour ceux qui n’ont jamais conduit de réunion et qui se retrouvent démunis devant cette mission. Il existe néanmoins des conseils simples à mettre en place afin de conduire une réunion efficace. Adopter ce guide d’auto-formation vous permettra de vous améliorer et de gagner du temps.
Les clés pour une réunion efficace
1. La préparation
Les personnes ayant de l’expérience dans ce domaine savent qu’elles doivent faire des préparatifs en amont. Il est important qu’avant la tenue de la réunion un ordre du jour soit établi autour du sujet qui doit être abordé. Il devra se concentrer sur l’objectif à atteindre à son issue des échanges en suivant un plan clair et précis.
La liste des participants devra être faite et chacun d’entre eux sera invité selon son niveau de pertinence par rapport à la thématique abordée. On peut prendre la peine de leur communiquer les supports qui seront utilisés durant la réunion, que ce soit des diaporamas ou d’autres types de documents. La durée totale du point devra être renseignée dans l’invitation.
Pour faciliter l’organisation d’une réunion efficace vous pouvez utiliser des outils tels que le logiciel Boardmaps, qui permet de ne rien oublier et simplifie également le processus de prise de décision.
2. Animer et conduire la réunion
Pour avoir une réunion bien tenue, il est nécessaire de nommer un leader. Cette personne ne doit pas forcément avoir une position hiérarchique supérieure à celle des autres participants, mais elle devra maîtriser le sujet, avoir une écoute active et servir de maître de cérémonie.
L’animateur donne le point de départ de l’assemblée et distribue les rôles. Il donne la parole à tout le monde et les interroge pour apporter des éléments à développer ou à préciser dans le débat. Il s’assure de répartir équitablement le temps de parole entre les participants et cadrer la discussion pour éviter les débordements. C’est à lui qu’incombe la tâche de faire respecter le plan et le délai prévu pour atteindre l’objectif fixé.
3. Définir et respecter le timing
Le timing est important lorsqu’il s’agit de conduire une réunion efficace. C’est l’animateur qui est chargé de veiller sur l’horloge. Chaque partie du plan annoncé doit être chronométrée afin d’éviter les débordements et respecter l’heure de fin prévue.
La réunion ne doit jamais s’éterniser au-delà du temps communiqué en amont. Les participants risquent de ne plus être attentifs après l’heure car ils n’auront plus en tête que leur agenda et les obligations qui les attendent.
4. Être dynamique et se concentrer sur l’objectif
Pour retenir l’attention des participants et avancer vers l’objectif fixé pour cette assemblée, il convient que l’animateur donne du rythme aux échanges en distribuant la parole et encourageant tout le monde à s’exprimer. C’est une des compétences clés pour conduire une réunion efficace car si la discussion est trop monotone et qu’elle n’implique pas les différentes parties, on risque de perdre des personnes qui arrêteront de suivre par ennui.
Donner du dynamisme aux échanges permet de concentrer les efforts des intervenants dans la progression vers l’objectif final de la réunion.
5. Compte rendu tout au long et conclusion à la fin
Dans une recherche d’efficacité et pour retenir l’attention de tout le monde, le compte rendu de la réunion devra être rédigé tout au long de celle-ci. Cela permet de mettre à l’écrit les résultats des décisions prises durant les échanges et les engagements de chacun des concernés.
Pour conclure, il convient de faire un récapitulatif global en résumant les points-clés de la réunion et les responsabilités pour lesquelles chacun s’est engagé. Le compte rendu doit ensuite être diffusé pour faire office de rappel et pour informer les éventuels absents.