Comment organiser un séminaire d’entreprise ? 15 étapes clés

Dans le domaine des événements d’entreprise, organiser un séminaire est une alternative intéressante aux réunions poussiéreuses, car il implique activement les participants. 

Au lieu de s’ennuyer durant de longues conférences, les informations et les compétences peuvent être transmises de manière pratique lors de ces activités. Pour réussir cette journée ou ce week-end destiné à renforcer votre équipe de travail, découvrez les 15 étapes qui vont vous aider à planifier au mieux un séminaire et quels aspects doivent être pris en compte pour un événement réussi !

Les étapes pour un séminaire efficace

Un séminaire est un programme éducatif intensif dans lequel un petit groupe de personnes traite d’un sujet sur une courte période de temps et acquiert ou applique des compétences. 

Par exemple, des approches de solution pour un problème peuvent être développées. 

L’objectif de ce type de manifestation est de prendre des décisions ou de renforcer la cohésion des équipes. La plupart des ateliers durent une demi-journée à deux jours et sont animés par un professionnel extérieur spécialisé dans le domaine.

Quels aspects doivent être pris en compte dans la planification d’événements ? Qu’est-ce qui est important dans un séminaire ? Avec ces 15 conseils, vous allez pouvoir concevoir un et faire de votre événement d’entreprise un succès.

1. Définition des objectifs

Un objectif clair aide non seulement à organiser un séminaire et son programme, mais garantit également que les participants savent exactement pourquoi ils sont ici. La première chose à faire est de déterminer le but de la journée. Après tout, ces réunions sont le moyen idéal pour générer un grand nombre d’idées en très peu de temps, par exemple pour trouver des solutions innovantes.

Cependant, pour le faire efficacement, il est préférable de définir un objectif principal pour l’événement.

Qu’est-ce que les participants au séminaire devraient emporter chez eux ? Que doivent savoir les collaborateurs après cette journée ? Ces objectifs peuvent se retrouver directement dans la description de l’événement pour promouvoir la transparence.

2. Résumé sur une page

Afin de garder une vue d’ensemble de l’événement et de communiquer clairement aux participants, il est conseillé d’enregistrer individuellement chaque activité prévue dans le programme et le matériel nécessaire sur une seule et unique page. Bien sûr, cela peut également être fait à la main sur une page A4. 

Ainsi, toutes les principales composantes du séminaire d’entreprise sont résumées et peuvent être consultées avant et pendant la manifestation.

3. Calendrier concret

Un calendrier détaillé s’avère utile pour toutes les personnes impliquées. Le déroulé peut par exemple prendre la forme suivante :

• 11h00 : Accueil et présentation
• 11h15 – 12h00 : Activité 1
• 12h15 – 13h00 : Activité 2
• 13h00 – 14h00 : Pause déjeuner
• 14h00 – 14h45 : Activité 3
• 15h00 – 15h45 : Activité 4

En résumé, il est recommandé de maintenir les activités entre 45 et 60 minutes et de prévoir des petites pauses entre les séances. Ces temps sont également utiles si une activité s’éternise.

Le timing peut également être varié, avec par exemple une première séance de brainstorming de 10 minutes, suivie de 30 minutes de travail individuel puis d’une discussion de 10 minutes sur les résultats.

4. La structure des éléments de programme individuels

Lors de la planification d’un séminaire, chaque élément du programme comprend trois éléments : 

• L’introduction de présentation
• L’exercice ou la discussion
• La récapitulation et le résumé.

L’ introduction consiste à expliquer aux collaborateurs à quoi s’attendre et ce qu’on attend d’eux.

Lorsque l’atelier est lancé, c’est aux invités de travailler ou d’avancer sur le sujet donné. Pendant que l’exercice se déroule, le modérateur répond aux questions et passe d’un participant à l’autre.

Dans la troisième étape, les résultats sont discutés ensemble et traités afin de cibler où les problèmes existaient et ce qu’il était préférable de mettre en œuvre. Qu’ont appris les participants ? Qu’aimeriez-vous connaître en plus ? Les résultats individuels de chacun peuvent également être discutés à titre d’exemples.

5. La brièveté est la clé du succès

Qu’il s’agisse de discussions de groupe ou de brainstorming, plus une activité compte de participants, plus l’événement dure longtemps. Ne voyez pas trop quand il s’agit de définir la durée de l’événement. 

Programmer une multitude d’ateliers peut être épuisant, ne rendez pas votre séminaire fastidieux. Deux sessions courtes sont plus productives qu’une longue. Pour les groupes plus importants, des équipes peuvent être formées afin de pouvoir mettre en œuvre des exercices utiles malgré le grand nombre de participants. Néanmoins, un petit nombre de participants est conseillé afin d’organiser un séminaire plus facilement et d’augmenter les résultats de cette journée.

6. Utilisation de personnel formé

Un personnel formé doit être employé à la fois dans la planification mais aussi dans la mise en œuvre de l’événement. Il est essentiel de surtout trouver un animateur qui servira aussi de modérateur “neutre” pour guider les groupes pendant la journée. Ce soit nullement être le chef de projet digital qui doit être promût sur ce poste. Il est vivement recommandé de faire appel à des professionnels externes à l’entreprise.

Cette personne commence l’introduction et oriente les discussions, de sorte que le rôle de l’animateur ait une réelle responsabilité. Le modérateur est aidé, par exemple, par des assistants, une ou deux personnes avec qui les tâches peuvent être partagées. Ce type de soutien va de la réponse aux questions à l’obtention de nouveaux sujets sur lesquels rebondir. Une bonne préparation fait la différence et une modération habile dévoile finalement la motivation et la compétence des participants.

7. Le bon emplacement

L’interaction et la communication sont influencées non seulement par le programme et la modération, mais aussi par le lieu choisi pour organiser le séminaire. Par exemple, cela dépend de la place assise dans quelle mesure l’échange entre les collaborateurs est favorisé. 

Une salle de conférence peut suffire pour un atelier de 10 personnes, mais 25 convives ont besoin de plus d’espace. Ou que diriez-vous d’un séminaire en plein air ? La connexion et les possibilités de sorties pendant la pause déjeuner doivent également être prises en compte lors du choix de l’endroit où votre équipe va évoluer.

8. Encourager l’interactivité

« Travail » est le mot clé de  la journée. Ce qui rend un séminaire efficace, c’est avant tout l’approche interactive de l’événement. Au lieu de préparer une conférence de trois heures, le séminaire devrait toujours se concentrer sur l’interactivité et impliquer activement les participants. 

Au cours d’un exercice, l’accent doit être mis sur les collaborateurs et non sur l’orateur comme dans un cours magistral. Il est utile de prévoir des instructions avec lesquelles les convives peuvent agir eux-mêmes.

9. Partage et échanges

Comme nous l’avons évoqué plus haut dans l’article, l’organisateur de l’événement doit agir en tant que leader, mais laisser suffisamment de liberté aux participants. En tant qu’organisateur, encouragez les invités à échanger entre eux et donnez-leur suffisamment d’espace pour cela. 

Parfois lorsque qu’on cherche à organiser un séminaire d’entreprise d’autres collaborateurs peuvent être en mesure de répondre à certaines des questions. La condition préalable à cela est une atmosphère détendue dans laquelle les participants se sentent à l’aise et veulent s’exprimer.

10. Tester les différentes activités du programme

S’il n’est pas toujours possible de plaire à tout le monde, le programme d’un séminaire doit avant tout plaire au plus grand nombre d’intéressés. S’il est testé au préalable, cela permet de constituer un plan d’action et savoir quelles activités proposer. 

Dans un groupe, il y a différents niveaux de connaissances et de compétences qu’il faut concilier. Aucune tâche ne devrait être trop facile ou trop difficile. Les exercices prévus lors de la journée doivent donc être éprouvés avant l’atelier pour évaluer le niveau de difficulté. Par exemple, un test de l’activité 1 avec la moitié du nombre de participants peut être proposé gratuitement afin de réussir parfaitement l’organisation du séminaire le jour J. 

11. Matériel suffisant pour la visualisation

Surtout pour les apprenants visuels ou les activités de type brainstorm, il s’avère utile de coucher toutes les idées sur papier. Visualiser les points d’avancement et les suggestions ou les connexions entre elles en les exposant sur un tableau (noir ou à feuilles mobiles) s’avère toujours efficace. 

Il faut toujours être prêt à enregistrer les résultats ou processus intermédiaires s’ils surviennent. Les paperboards sont aussi simples qu’efficaces, puisque tout le monde peut les utiliser et que des mesures peuvent être prises rapidement. Intégrez également des post-it, des bloc-notes et des stylos pour motiver les collaborateurs à marquer les pensées majeures qui ressortent de cette journée.

12. Planifier les ateliers à l’aide d’une liste

Notez les points et les enseignements qui devront être tirés lors de chaque activité. Une fois qu’elles se sont passées, cochez les cases des étapes précédentes pour éviter les doublons et ne rien oublier à l’issue de l’événement. Ce n’est pas pour rien qu’une liste de contrôle fait partie de l’aménagement de chaque événement et facilite également l’organisation de telles activités. 

Demandez-vous : Quels sont les éléments du programme et combien de matériel est nécessaire au total ? Que doivent apporter les participants pour permettre de mieux organiser le séminaire ? Mieux vous serez prédisposé, mieux vos collaborateurs s’en porteront.

13. Temps pour les questions et réponses

Prévoyez du temps pour les questions à la fin des exercices ou d’une journée de séminaire. Au cours de la discussion sur le sujet évoqué, les participants peuvent avoir des questions dont les réponses restent en suspens peuvent également intéresser d’autres invités. En conséquence, il est conseillé de réserver un petit laps de temps pour ces questions afin d’augmenter les résultats de cette journée.

14. Utilisation de la technologie

Utilisez des gadgets techniques et des options pour visualiser et transmettre clairement le contenu de l’événement aux collaborateurs Les nouvelles technologies numériques peuvent notamment être utilisées pour encourager l’activité et l’interactivité des participants. 

De plus, vous agissez ainsi au pouls du temps et transmettez la compétence par la modernité. Tablettes, vidéo-projecteurs, tableau numérique… Il existe désormais de nombreuses solutions pour ouvrir le champ des possibles et dynamiser cette journée sans la rendre monotone sur des blocs de papier.

15. Perspectives après le séminaire

Après un séminaire productif, offrez aux participants des perspectives d’avenir. Ce récapitulatif permet de faire le point sur les sujets abordés et permet à l’ensemble de l’équipe d’avancer. En bref, vous ne devez pas laisser les participants repartir les mains vides. 

Pour résumer l’événement, une référence peut être faite à des manifestations futures, telles que des formations internes ou externes à l’entreprise, ou proposer du matériel de travail plus avancé pour les assister au quotidien. Il est également logique de proposer des recommandations de lecture ou des ressources en ligne s’il l’équipe marque un certain intérêt sur les points abordés. C’est aussi ça, savoir organiser un séminaire ; prévoir l’avant, mais aussi l’après.