Un logiciel de prise de rendez-vous en ligne est une solution digitale très prisée par les entreprises. Cet outil sert à planifier les réunions, les visites ainsi que l’ordre de passage dans les services publics et privés. Découvrez ici les avantages qui découlent de son utilisation ainsi que les critères à considérer pour faire un choix optimal de logiciel.
Sommaire
Les avantages d’un logiciel de rendez-vous en ligne couplé à un agenda
La prise de rendez-vous en ligne est bénéfique aussi bien pour le client que pour le responsable du service qui l’accueille. Elle participe à l’optimisation du temps de travail et permet ainsi d’être plus productif.
Vous pouvez mieux planifier la journée
Le logiciel de prise de rendez-vous affiche un tableau récapitulatif du programme de la journée et, si possible, du mois ou de la semaine. Il vous souligne les heures libres et celles occupées pour vous aider à mieux planifier vos journées de travail. En ce qui concerne la gestion du temps, l’outil propose des solutions informatiques en temps réel. Dès lors qu’un usager ou un client y intègre une nouvelle information, le logiciel effectue automatiquement une mise à jour. Il bloque les heures et les jours déjà occupés pour éviter qu’une autre personne ne se positionne sur la même plage horaire.
Ouvrez des créneaux personnalisés
Selon cette source https://www.synbird.com/fr/fonctionnalite/prise-de-rendez-vous-en-ligne-agenda/, l’utilisateur d’un logiciel de prise de rendez-vous en ligne a la possibilité de personnaliser ses créneaux. Par exemple, si l’outil est utilisé par une mairie, on peut y attribuer les horaires selon les familles, les quartiers, les types de préoccupations et divers autres paramètres. L’ouverture de créneaux peut se faire en illimitée ou sur une période donnée. Ceci permet d’affiner les paramètres tels que l’ajout d’un temps de repos entre les rendez-vous.
Obtenez une traçabilité de toutes les opérations
Le logiciel vous aide à maîtriser toutes les informations utiles concernant chaque évènement de la journée. Vous pouvez connaître les motivations du visiteur, savoir qui a enregistré ou modifié la demande et le moment exact où cela a été fait. Vous avez également la possibilité d’accéder au dossier du client s’il est déjà enregistré dans votre base de données. Les informations issues de ces fiches récapitulatives sont importantes pour retracer les actions en cas de problème.
Comment choisir l’outil qui conviendra à votre collectivité ?
Le choix du logiciel de prise de rendez-vous dépend du secteur d’activité, du budget et surtout des attentes de l’utilisateur. Par exemple, il existe des outils destinés uniquement aux services médicaux. Ils sont conçus sur la base des réalités du domaine sanitaire. Vous pouvez aussi opter pour des outils universels qui s’adaptent à tous les secteurs. Ici, chaque utilisateur peut configurer les paramètres sur la base de ses données.
Concernant le budget, les fonctionnalités sont disponibles suivant les tarifs choisis. Les offres low cost sont facilement accessibles, mais ne permettent pas d’accéder à tous les paramètres de l’outil. Les coûts dépendent de la nature de l’outil et du fournisseur. En général, les abonnements sont mensuels ou annuels, mais vous pouvez changer de palier en cours de route.
Par ailleurs, pour être sûr de choisir le meilleur outil, nous vous conseillons de tenir compte de :
- l’option rappel des rendez-vous,
- la traçabilité des activités,
- la synchronisation des données,
- l’option de paramétrage ergonomique,
- la durée de mise à jour après modification ou ajout de nouvelles données.
À ces critères s’ajoute également la sécurité de l’hébergement du cloud dont il est question. Cela permet d’assurer la protection de vos données et celles des clients qui sollicitent votre expertise.
Conseils pour configurer votre système de prise de rendez-vous en ligne
La configuration de l’outil de prise de rendez-vous en ligne se fait sur la base des données de l’entreprise. Dans un premier temps, vous devez renseigner les horaires d’ouverture et de fermeture de l’entreprise. Si possible, ajoutez les heures de pause. Cela permet au logiciel de proposer des horaires qui conviennent spécifiquement au fonctionnement de votre société.
Ensuite, afin d’éviter que les rendez-vous se chevauchent, vous devez également définir la durée de chaque prestation. Évidemment, il peut vous arriver d’aller au-delà du temps prévu ou de rester en dessous, tout dépend des motifs de visite. Pour cela, prévoyez au moins cinq à dix minutes de marge pour chaque rendez-vous pris.
De même, pour vous assurer que le client respecte son engagement, activez l’option des SMS de rappel dans votre outil. C’est un procédé efficace qui permet au client de ne pas oublier son rendez-vous. Le message notifie le motif du rendez-vous, les documents à apporter (au besoin), l’heure et la date programmées ainsi que le lieu de rencontre. S’il s’agit d’un rendez-vous purement virtuel, vous devez préciser la plateforme concernée (Zoom, Google Duo, Skype, etc.), ainsi que les identifiants qui l’accompagnent.