Avec la digitalisation accrue des processus, la dématérialisation des documents est une évidence. Elle facilite le partage d’informations essentielles, offre un véritable gain de temps et réduit les coûts. Dès lors, se pose la question de la sécurité de ces fichiers, lors de leur consultation, leur transfert et leur stockage. Dans ce contexte, le logiciel de gestion électronique de documents (GED) s’impose comme une solution pertinente.
Sommaire
Logiciels de GED : protégez vos données sensibles
Ces outils augmentent la sécurité des données. Avec la suppression du papier, il n’y a plus de risque de perte de dossiers en raison d’incidents tels que les incendies. Les cyberviolations d’informations représentent par ailleurs des menaces constantes. En 2023, 63 % des attaques sur les entreprises ayant demandé une assistance sur le site dédié Cybermalveillance concernaient le piratage de compte, le phishing et le rançongiciel.
Les logiciels de GED comme celui d’ELO proposent des fonctionnalités de protection avancées, favorisant une surveillance renforcée. Les documents sont chiffrés pour que seules les personnes autorisées soient en mesure d’y avoir accès, même en cas d’infraction. Ils sont conservés dans un environnement sécurisé, à toutes les étapes d’utilisation.
Un système de traçabilité avantage le suivi de toutes les actions effectuées. Cette journalisation permet de détecter efficacement et au plus tôt, les comportements suspects. Une visibilité complète est aussi fournie sur l’usage des informations sensibles.
Facilitez l’accès aux documents
À l’ère où la collaboration à distance et le télétravail transforment le fonctionnement des entreprises, la GED facilite l’accès aux documents. Ceux-ci peuvent être centralisés dans un espace unique, aisément disponible. Ils peuvent être consultés en quelques secondes à n’importe quel moment ou endroit, optimisant la réactivité au sein de la société.
Sur un projet de grande envergure, associant plusieurs départements par exemple, tout le monde pourra éditer la même version d’un fichier. Cela simplifie les échanges, les corrections, les validations et permet d’évoluer plus vite. Ces modifications en temps réel augmentent la productivité et favorisent une coopération fluide. Ces outils contribuent aussi à l’autonomie des équipes et à l’implication des employés, y compris ceux en situation de mobilité.
Les logiciels de GED intègrent également des contrôles d’autorisation stricts qui définissent qui peut voir, changer ou télécharger les dossiers. Chaque membre peut posséder des droits d’accès spécifiques selon son poste. De même, la GED garantit la confidentialité des données des ressources humaines. Vous pourrez ainsi protéger les informations personnelles de vos collaborateurs, dans le respect du RGPD (règlement général sur la protection des données).
Assurez la conformité légale avec des options d’archivage sécurisé
La gestion électronique des documents ne se limite pas à l’accessibilité et à la sécurité. Elle doit répondre à des exigences légales de plus en plus strictes en matière d’archivage. Les logiciels de GED se plient à ces exigences grâce à des fonctionnalités spécifiques d’archivage et d’organisation des fichiers. Ils doivent être horodatés et scellés pour garantir leur authenticité. Leur intégrité et leur intelligibilité doivent par ailleurs être considérées. De plus, l’archivage doit obéir à la norme NF Z42-013 et respecter une durée de sauvegarde fixée par la loi.
La conservation électronique élimine aussi les problèmes d’espace de stockage et les locations de places externes. Cela contribue enfin à la réduction de l’empreinte carbone et la protection des ressources environnementales.
Les logiciels de GED permettent aux entreprises d’assurer leur sécurité, celle de leurs collaborateurs et de booster leur productivité. Ils représentent une arme moderne et efficace pour relever les défis de la digitalisation, en toute légalité.